Gesellschaft für Informatik e.V.

Lecture Notes in Informatics


Unternehmen Hochschule, Symposium UH2001, 26. September 2001, Wien, Österreich, Proceedings. P-06, 77-99 (2001).

GI, Gesellschaft für Informatik, Bonn
2001


Editors

Hans-Jürgen Appelrath (ed.), Rolf Beyer (ed.), Uwe Marquardt (ed.), Heinrich C. Mayr (ed.), Claudia Steinberger (ed.)


Copyright © GI, Gesellschaft für Informatik, Bonn

Contents

HISCOB-GX - Instrument für das Hochschulcontrolling

Bettina Floß

Abstract


Mit HISCOB stellen wir die Softwarebasis für einen Datenfundus zur Kostenorientierung, zur Abbildung der Leistungen in den Bereichen Lehre/Studium, Forschung und Service sowie zur Information über eingesetzte Ressourcen zur Verfügung. Grundlegende Veränderungen der verwaltungsund softwaretechnischen Gegebenheiten sind zur Kostenrechnung mit HISCOB-GX nicht erforderlich, da die an der Hochschule bereits im Einsatz befindlichen Softwaremodule genutzt werden. Ein Hinwenden zur Finanzbuchhaltung wird nicht vorausgesetzt, denn HISCOB- GX wurde so entwickelt, daß es mit den kameralistichen Mittelbewirtschaftungsmodulen kommunizieren kann. Ein Hauptanliegen der HISCOB-GX-Entwicklung bestand darin, ein Controlling- Modul bereitzustellen, dass insbesondere die in erwerbswirtschaftlichen Unternehmen nicht auftretenden Hochschul-Spezifika abbildet und in seinen Verarbeitungen berücksichtigt. Diese hochschultypische Prägung hat HISCOB-GX haupt- sächlich dadurch erhalten, daß unsere Hochschulpartner den Softwareentstehungsprozeß mit regem Wissensund Erfahrungsaustausch begleitet haben. 77 $\bullet $Die Kosten-Leistungs-Rechnung soll erfolgreich eingeführt und deren Ergebnisse sollen zur Unterfütterung der hochschulinternen Steuerung genutzt werden? $\bullet $Es soll für mehr Transparenz beim Ressourcenverbrauch gesorgt werden? $\bullet $Die Wirtschaftlichkeit aller Prozesse zur Leistungserstellung soll erhöht werden? $\bullet $Die Ergebnisse der Kosten-Leistungs-Rechnung sollen einfließen in ein Anreizsystem, in dessen Mittelpunkt die innerhochschulische Budgetierung steht? $\bullet $Beim nächsten interhochschulischen Vergleich sollen die eigenen quantitativen Kennzahlen besser sein als die der Vergleichseinrichtungen? $\bullet $Den Lehrund Forschungsleistungen soll ein hervorragendes Qualitätsniveau bescheinigt werden? $\bullet $Es soll eine Software für das Hochschulcontrolling eingeführt werden? \?HISCOB-GX - was ist das?“ HISCOB-GX ist die im deutschen Hochschulbereich am weitesten verbreitete Software für Kosten-Leistungs-Rechnung und Controlling. HISCOB-GX ist die Branchenlösung für Hochschulen aller Arten und Größen. 78 2. Arbeitsweise und Verbreitung von HISCOB-GX Abb. 1: HISCOB-Verbreitung in Deutschland, Stand 01/01 HISCOB-GX hat sich in nur zwei Jahren an über 30\% der bundesdeutschen Hochschulen als Controlling-Baustein etabliert und bewährt. Warum ? Auf der Landkarte sehen Sie die Verbreitung von HISCOB-GX in Deutschland. In den einzelnen Bundesländern werden verschiedenartige Strategien zur Einführung des HS- Controllings verfolgt: $\bullet $Landesweite, von den jeweiligen Wissenschaftsministerien forcierte Einführungen erfolgen in den Bundesländern Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Mecklenburg-Vorpommern. $\bullet $In Brandenburg, Sachsen-Anhalt und Thüringen haben sich mehrere Hochschulen freiwillig zu Gruppen zusammengeschlossen, um die Etablierung neuer Steuerungsinstrumente in ihren Einrichtungen etwa im Gleichschritt vorzunehmen und von der Möglichkeit des gegenseitigen Erfahrungsund Meinungsaustausches zu profitieren. 79 Mit der Gruppenbildung geht außerdem die Bündelung und Vertiefung der von HIS angebotenen Betreuungsaktivitäten einher. $\bullet $Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Hochschulen in Deutschland eigeninitiativ mit der Einführung oder dem Produktionsbetrieb von HISCOB-GX befasst. HOCHSCHULSPEZIFISCHER ZUSCHNITT Entwicklung in Zusammenarbeit mit Hochschulen Elementarer Bestandteil des HS-Rechnungswesens Berücksichtigung der hs-internen horizontalen und vertikalen Verbindungen Lieferung von Management-Informationen Unterstützung von Kennzahlensystemen und Zielvereinbarungen Abb. 2: HISCOB-Eigenschaften HISCOB-GX hat hochschulspezifischen Zuschnitt, weil Konzipierung und Entwicklung in direkter Zusammenarbeit mit den Hochschulen erfolgten. Die Spezifika, in denen sich Hochschulen von privatwirtschaftlichen Unternehmen unterscheiden, reichen von der zumeist kameralistischen Buchführung über die Verwobenheit der Leistungen in Lehre und Forschung, über die Dienstleistungsverflechtung speziell im Lehrbereich bis hin zur fehlenden Marktbewertung erbrachter Leistungen. $\bullet $HISCOB-GX ist als Modul zur Kosten-Leistungs-Rechnung ein elementarer Be- standteil des Hochschulrechnungswesens. $\bullet $HISCOB-GX berücksichtigt die horizontalen Beziehungen zwischen Forschungseinheiten - Lehreinheiten - Verwaltung - Serviceeinrichtungen wie auch die verti- 80 kalen Verbindungen zwischen Hochschulleitung - Fakultäten/Fachbereichen - In- stituten - Professuren. $\bullet $HISCOB-GX ist damit in der Lage, die Führung der Hochschulen auf allen Leitungsund Bezugsebenen zu unterstützen. $\bullet $HISCOB-GX stellt monetäre und quantitative Management-Informationen über alle Bereiche der Hochschulen für ein System vergleichbarer Kennzahlen und Erfolgsgrößen aus Kosten, Erlösen, Ressourcen zur Verfügung. Diese lassen sich u.a. heranziehen für Zielvereinbarungen, für Vergleiche und um gestellten Berichtspflichten nachzukommen. S O F T W A R E V E R B U N D HISCOB-GX Fremdsysteme HIS-StudVerwaltung HIS-PersVerwaltung HIS-FlächenVerwaltung HIS-Inventar/AnlVerwaltung HIS-Mittelbewirtschaftung Abb. 3: Softwareverbund Um HISCOB-GX nutzen zu können wird zunächst das existierende, bisher mehr oder weniger feinmaschige Netz aus operativen Verwaltungsanwendungen zu einem integrativen Softwareverbund mit gemeinsamen Stammdaten verdichtet. Anschließend wird mit HISCOB-GX eine Kosten-Leistungs-Rechnung und Auswertungsschicht aufgebracht, die dem hochschulischen Informationssystem eine neue Qualität gibt. Die Verbindung der Softwareschichten geschieht: 81 a) durch den wechselseitigen Zugriff auf gleiche Teile des verbundenen Datenbe- standes sowie b) über eine Reihe von gezielt aufgebauten Datenaustauschkanälen. Die Verbindung kann von loser Kopplung mit Dateitransfer bis zur vollen Modul- Integration variieren. Die zur Kommunikation zwischen den einzelnen operativen Verwaltungsanwendungen und HISCOB-GX erforderlichen Verbindungen wurden im Rahmen der regulären HIS- Software-Entwicklung bereits geschaffen. Zahlreiche Hochschulen im gesamten Bundesgebiet praktizieren den Datenaustausch im Produktionsbetrieb. Die existierenden Exportschnittstellen zur Belieferung externer Softwaresysteme bleiben dabei natürlich uneingeschränkt nutzbar, beispielhaft seien Kassensysteme und Bundesstatistik erwähnt. DATENFLÜSSE IM SOFTWAREVERBUND VorErfass int. LeistDaten Kosten, Leistungen, VertSchl, Kennzahlen StudVerw StudDaten Leistungen, VertSchl, Kennzahlen FlächVerw Flächendaten, Kalk. Mieten, oder FM Raumdaten VertSchl Inv/AnlVerw oder AnlBuchh AbschrKo Kalk. Abschreibungen PersVerw BeschVerh PersNormKosten, VertSchl PersAbrech PersIstKo PersIstKosten Mittelbewirt oder FiBu IstKo/-Erlöse SachKosten, Erlöse Abb. 4: Datenflüsse im integrativen Verbund Es wird deutlich, dass HISCOB-GX ein Auswertungsmodul ist, in dem eine Vielzahl verschiedenartiger Daten zusammenfließt. Die Abbildung gibt Auskunft über Zuliefermodule, Datenflüsse und die HISCOB-interne Datennutzung. $82 \bullet $Aus Systemen der Mittelbewirtschaftung und Haushaltsüberwachung werden Fi- nanzgrunddaten bezogen. $\bullet $Aus Personalverwaltungsund Personalabrechnungssystemen stammen Informationen zur Ermittlung von Beschäftigungsverhältnissen und Personalkosten je Kostenstelle (KoSt). Beschäftigtenzahlen können als Verteilschlüssel dienen. $\bullet $Module der Inventarund Anlagenverwaltung liefern Abschreibungen als Maß des Ressourcenverzehrs. $\bullet $Flächenverwaltungsoder Facility-Management-Systeme beschicken HISCOB-GX mit Daten zur Berechnung kalkulatorischer Mieten und zu Verteilungsrechnungen. $\bullet $Die Studierendenverwaltung hält Daten bereit zur Berechnung der Inanspruchnahme von Lehre und für Kostenverteilungen. Sie gibt Auskunft über die Leistungen in der Lehre. $\bullet $Weiterhin lassen sich aus beliebigen Vorerfassungssystemen diverse Leistungsdaten einspeisen. 3. Was leistet HISCOB-GX ? Die Kernfunktionalität von HISCOB-GX richtet sich auf die Durchführung der Kostenrechnung in unterschiedlichen Varianten. Sie ermöglicht kostenarten-, kostenstellenund kostenträgerbezogene Berechnungen und Sichten. 83 KOSTENARTEN-RECHNUNG Kalk. Mieten Operative Kalk. Basismodule Abschreibungen PersNormKosten PersIstKosten SachKosten Erlöse Abb. 5: KoA-Rechnung In der Kostenarten-Rechnung (KoA-R) werden die erforderlichen Kostenblöcke zusammengeführt. Je höher die gezeigte Kostensäule ist, desto vollständiger ist das Abbild der im Produktionsprozess einer Hochschule anfallenden Kosten. Kostenstellen-Rechnung (KoSt-R) und Kostenträger-Rechnung (KoTr-R) zählen zu den zweckgebundenen Auswertungsrechnungen. Ihrer Zweckabhängigkeit kommt HISCOB- GX nach, indem es die Definition paralleler Rechnungsvarianten mit spezifischen Konfigurationen aus $\bullet $Verrechnungsumfang, $\bullet $Anzahl der Verrechnungsschritte und $\bullet $Art der Umlageund Kostenzurechnungsschlüssel erlaubt. Die Ergebnisse dieser unterschiedlichen Varianten sind zu Vergleichszwecken getrennt voneinander vorhaltbar. 84 KOSTENSTELLEN-RECHNUNG Zentrale, dezentrale Verwaltg. wie Dezernat $1\dots n$ FB-Verwaltung Kostenverteilung Service-KoSt unter Berücksichtigung wie der Verursachung und Rechenzentrum wie des Netzes interner en Archiv Leistungsbeziehungen ung Bibliothek i nricht t e n Verr-KoSt wie ei e n R R e E ec e Liegenschaften h c h n h u n ssur n u g n lic s g r einh i t u t e v s a v r a st i r a i r ofe u.a. n a t n e t f a c h Leh In P e 3 2 Abb. 6: KoSt-Rechnung Im Rahmen der Kostenstellen (KoSt)-Rechnung lassen sich die Gemeinkosten der Hochschule unter Berücksichtigung ihrer Verursachung auf die Endkostenstellen verteilen und die internen Leistungsbeziehungen abbilden. Im Ergebnis sind die End-KoSt mit Primärund Sekundärkosten belastet. 85 K O S T E N T R Ä G E R - R E C H N U N G Hauptkostenträger Hilfskostenträger Lehre Forschung Wiss. Dienstund Management Transferleistungen Tagung Zentrale Gremien Mathematik Haushaltsprojekt Wiss. Weiterbildung Dezentr. Gremien Psychologie Projekt x Gutachten BWL Projekt y Beratungsleistung Maschinenbau usw. $\dots $ Veröffentlichung usw. $\dots $ usw. $\dots $ Abb. 7: KoTr-Übersicht Die Kostenträger (KoTr)-Rechnung schließlich stellt Kostenaussagen je KoTr bereit. Dazu bedarf es der Klarheit über die an der Hochschule existierenden KoTr, die sich im Allgemeinen, wie in der Abbildung ersichtlich, gruppieren lassen. KoTr-Einzelkosten werden bereits bei der Rechnungsbearbeitung mit einer KoTr- Information versehen und belasten den KoTr sofort. 86 KOSTENTRÄGER-RECHNUNG Lehre Forschung n g e n wie Kostenverteilung t u unter Berücksichtigung von Tätigkeitsanteilen n i nrich te Dienstl./ n und Lehrverflechtung ei Transfer e s u re e i n h ut liche E c h s t it r o f es fa Lehr In P Managemt. Abb. 8: KoTr-Rechnung 1 KoTr-Gemeinkosten dagegen werden den Kostenträgern über die Kostenstellen zugerechnet. Dabei müssen die für die Erstellung der einzelnen Kostenträger aufgewendeten Tätigkeitsanteile und die innerhochschulische Lehrverflechtung Berücksichtigung finden. Hierzu existieren unterschiedlich differenzierte Zurechnungsmodelle, die sich allesamt mit HISCOB-GX abbilden lassen. 87 KOSTENTRÄGER-RECHNUNG Studiengang A Studiengang B Fachbereiche Studiengang C Forschung Lehreinheiten Kostenverteilung unter Berücksichtigung Institute von Tätigkeitsanteilen Dienstl./ und Lehrverflechtung Transfer Professuren Managemt. Abb. 9: KoTr-Rechnung 2 Die für den Kostenträger Lehre ermittelten Kostenanteile werden dem einzelnen Studiengang (StuG) proportional zur in Anspruch genommenen Lehrmenge zugerechnet. 88 KOSTENTRÄGER-RECHNUNG Studiengang A Studiengang B Fachbereiche Studiengang C Lehreinheiten Lehrmengen Institute Professuren Abb. 10: KoTr-Rechnung 3 Die Lehrmenge ist ein von HISCOB automatisch generierter Verteilschlüssel, in den die Informationen über die Lehrverflechtung und die Lehrnachfrage des einzelnen Studierenden eingehen. Im Ergebnis lassen sich die Kosten je Studiengang abfragen. 89 4. Auskunftswesen von HISCOB A U S K U N F T S W E S E N Zentrales Berichtswesen Infobezug über Internet Schnell-Info-Dialoge Abb. 11: Auskunftswesen Um den Pool aus monetären Größen, Ressourcen und Leistungsdaten dem Controlling zugänglich zu machen, bedarf es eines umfangreichen Auskunftswesens. HISCOB-GX ist derzeit hauptsächlich auf zentrale Auswertungen des Hochschul- Controllings zugeschnitten, Features zur internetgestützten Datenabfrage durch die dezentralen KoSt-Verantwortlichen befinden sich in der Entwicklung. Das zentral nutzbare HISCOB-Berichtswesen, die Infoabrufe über Internet und Schnellinformations-Dialoge ergänzen einander und bilden in ihrer Gesamtheit die drei Säulen des HISCOB- Auskunftswesens. Einige Auskünfte aus HISCOB, die sich für Managemententscheidungen oder als Eingangsgrößen für Zielvereinbarungen und Budgetberechnungen nutzen lassen, sollen nun an Beispielen präsentiert werden. 90 BUDGET-ISTKOSTEN-V E R G L E I C H Abb. 12: Budget-Istkosten-Vergleich Die für einen Budget-Istkosten-Vergleich benötigte Information lässt sich aus einem speziellen Info-Dialog bequem abrufen. Bei der Budgetbemessung ist es wichtig, auch die kalkulatorischen Kosten zu berücksichtigen. Folglich muss zwischen Haushaltsund Kostenrechnungsbudget unterschieden werden. Die Ermittlung des Kostenrechnungs-Budgets erfolgt vergangenheitsbasiert oder anhand von oder Planzahlen. Das Kostenrechnungsbudget lässt sich für Controllingzwecke dialoggestützt in HISCOB-GX hinterlegen und den entstehenden Kosten gegenüberstellen. Plan-Abweichungen können zu Budgetüberschreitungen führen und müssen durch das Controlling analysiert werden. 91 Z E I T - V E R G L E I C H Abb. 13: Zeit-Vergleich Eine weitere, für das Controlling wichtige Fragestellung richtet sich auf die zeitliche Entwicklung der Kosten einer Kostenstelle. Periodisch wiederkehrende Ereignisse wie z.B. Dienstreisen und Veranstaltungen verursachen Spitzen im zeitlichen Kostenverlauf. Die Kostenstellenverantwortlichen können aus diesem Wissen Planungen für zukünftige Zeiträume ableiten. Der Beispiel-Bericht zeigt die Gegenüberstellung zweier Kostenrechungsperioden. Die zeilenweise Dokumentation sämtlicher bebuchter Kostenarten ermöglicht einen raschen Überblick darüber, welche Abweichungen zwischen den betrachteten Monaten vorliegen und ob diese als steuerungsrelevant erachtet werden. 92 QUERSCHNITTS - V E R G L E I C H Kennzeichen: RRR Agg.:KoSt/Mnd.: Erst.Datum: 09.02.2001 Kostenstellen Ausw.zeitraum: 04/2000-09/2000 Kostentyp: Istkosten VertSchrit:


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ISBN 3-88579-338-5


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